Как хранить конфиденциальные документы

В деятельности практически каждой компании есть бумаги, которые требуют особенно ответственного хранения и обращения. Речь идет о конфиденциальных – тех, которые содержат секретные сведения, коммерческую тайну и любую другую информацию, которую руководитель решил считать недоступной для каждого. В этот же блок входят бумаги с личными данными персонала, так как компании должны относиться к ним со всей бережностью.

Где хранить конфиденциальные документы

Оптимальное для современного мира архивное хранение конфиденциальных документов – это их передача на внеофисное хранение в профессиональные хранилища.

Почему это правильно?

  1. Только в этом случае вы можете обеспечить важных бумагам физическую сохранность. В хранилищах обустроена надежная система от огня, кражи, затопления и других губительных факторов, там созданы идеальные температурно-влажностные и световые условия. В результате все документы будут в полной безопасности.
  2. Только там вы можете быть уверены, что никто из посторонних (включая сотрудников вашей же компании) не получат доступ к данным. Дело в том, что для получения бумаг из хранилища, нужно включать человека в специальный список доступа, а посторонние туда попасть просто не могут.
  3. Только профессиональные архивисты могут гарантировать идеальный порядок в ваших бумагах, а также то, что архивная обработка будет проведена правильно.

Если же вы решили разместить бумаги в собственном офисе, нужно постараться создать там максимально приближенные к идеальным условия. Как минимум, не выдавать каждому желающему ключ от архива и проследить, чтобы документам ничего не угрожало.

Правила работы с секретными документами

Если вы решили хранить бумаги у себя, важно выработать четкие правила, чтобы защититься от утечки данных:

  • сформировать список доверенных лиц, которые будут иметь доступ к содержимому (чем их будет меньше, тем лучше), подписать с ними договор о неразглашении;
  • не ксерокопировать, не сканировать и не размножать любым другим образом данные;
  • не выносить документы за пределы компании;
  • допускать работу с листами только в присутствии ответственного лица.

Разумеется, каждый руководитель устанавливает свои нормы и правила, кроме того, разного подхода требуют разные бумаги: одно дело лист с бухгалтерской информацией магазина продуктов и другое – документы, содержащие государственную тайну. В каждом конкретном случае требуется свой подход.

Конфиденциальное уничтожение документов

Данные, которые требуют конфиденциального хранения, и уничтожены должны быть особым образом. Часто бывает так, что срок действия той или иной бумаги истек, но она продолжает нести в себе секретные данные.

Просто вынести на мусорку, даже предварительно пропустив листы через шредер – может быть опасно. На помощь в данном случае приходит процедура конфиденциального уничтожения документов.

По своей сути она представляет собой переработку ваших бумаг. Только она происходит в строго секретной обстановке, за закрытыми дверьми, возможно, в присутствии вашего доверенного представителя, который своими глазами убедится в том, что все бумаги полностью уничтожены.